Cómo crear una base de datos de Microsoft Excel

En esencia, una base de datos es lo que se considera una recopilación de información que está relacionada de alguna manera. Por ejemplo, si dirigía una empresa y vendía un producto, es posible que tenga una base de datos que simplemente enumere todas las ventas que ha realizado durante un período de tiempo.

Almacenar estos datos en una base de datos tendría sentido ya que la información de la empresa y la venta de un producto están relacionadas y, como tal, sería apropiado para la base de datos.

Hay muchos tipos diferentes de bases de datos disponibles, como bases de datos de Microsoft Access, bases de datos Oracle, bases de datos MySQL, etc., pero Microsoft Excel también tiene una forma de base de datos conocida como lista de bases de datos.

La forma de la lista es prácticamente la misma que la de las otras bases de datos, ya que los datos están debajo de los encabezados de las columnas en filas, pero después de ese punto en común, la base de datos de Excel va en su propia dirección.

Vea, para buscar datos específicos dentro de una base de datos de Microsoft Excel o una lista de Excel, no usamos el lenguaje de base de datos común de SQL, en realidad usamos funciones especialmente escritas. Estas funciones son personalizadas por usted y se conocen como criterios.

Entonces, ¿cómo creamos una base de datos de Excel?

Primero que nada, hay una regla que siempre debemos seguir y es una base de datos de Excel por hoja de trabajo. Más y te meterás en muchos problemas. De hecho, si necesita tener varias bases de datos de Excel dentro de su libro de trabajo, simplemente coloque cada base de datos de Excel en una hoja de trabajo separada.

Lo siguiente que debe seguir es que la primera fila de las listas de su base de datos debe contener el encabezado de la lista. Esa es la primera fila que contiene sus nombres de campo. Además, cada uno de los nombres de campo debe ser 100% único. No puede tener dos nombres de campo con el mismo nombre o nuevamente tendrá una lista que no funcionará.

El siguiente problema que debe preocuparle es identificar los nombres de los campos. Las bases de datos de Excel tienen una regla simple, los nombres de los campos o de las columnas deben ser únicos.

Ahora, la forma en que los identifica es fácil, todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que los nombres de los campos sean de muchos tipos de datos, formatos, patrones, etc. diferentes al resto de la base de datos en su lista. Generalmente, lo que hago es formatear los nombres de mis campos en negrita para satisfacer este requisito.

Una de las reglas más importantes que debe recordar al crear una base de datos de Excel es que alrededor de la fila y las columnas de los campos y los datos debe haber una fila y una columna en blanco. Lo que esto significa es que aún puede tener un encabezado en la parte superior de los campos, pero debe haber una fila en blanco entre el encabezado y los campos, así como también a lo largo de la última columna. La regla de la fila en blanco también se aplica al final de la lista.

Cuando ingresa datos en su lista, cada celda de cada registro debe contener algún valor, incluso si está simplemente en blanco (un valor en blanco todavía se considera un valor) y cada registro debe contener el mismo número de campos. Si no hay datos específicos para un campo, simplemente déjelo en blanco y pase al siguiente campo.

Asegúrese de que cuando ingrese datos en un campo no tenga espacios antes del texto o al final del texto en el campo. Si tiene espacios, lo que sucederá es que la clasificación y la búsqueda de datos en la lista se verán comprometidas y obtendrá resultados inesperados.

Los caracteres en mayúsculas y minúsculas en el campo no afectan las búsquedas ni los órdenes de clasificación a menos que le indique específicamente a la aplicación Microsoft Excel que es un problema. También puede usar fórmulas en una celda si es necesario. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas dentro de la lista de la base de datos de Excel o fuera de la base de datos de Excel.

Tenga en cuenta también que puede editar y formatear las celdas como cualquier otra hoja de cálculo, sin embargo, el problema que debe considerar como prioridad es que los nombres de los campos deben tener un formato diferente al resto de los datos en la lista de la base de datos.

Se recomienda encarecidamente que no haya ningún otro formato en la lista excepto los encabezados de campo. Esto asegura que no haya errores de cálculo por parte de la aplicación en cuanto a qué es un encabezado de campo en la base de datos de Excel y qué no lo es.

Ahora que ha configurado su lista de esta manera siguiendo estas reglas, ahora está listo para interrogar la lista aplicando criterios. La forma más sencilla de hacerlo es mediante el cuadro de diálogo Formulario. Para ingresar al formulario de la base de datos de Excel, simplemente elija el menú Datos y luego elija Formulario en el menú desplegable.

Desde el formulario de la base de datos de Excel, simplemente puede elegir el botón Criterios, escribir los criterios que tiene para sus datos y elegir el botón Buscar siguiente y lo llevará al primer registro que satisfaga los criterios que está buscando. Las bases de datos de Excel son particularmente útiles para datos resumidos que es donde el volumen de registros que tiene en su base de datos no excede las 65.536 filas.

Si sigue estas reglas para crear una base de datos de Excel, encontrará que las funciones asociadas con la lista de la base de datos de Excel funcionarán de manera eficaz y eficiente.